Die Kunst der ToDo-Liste
Dein Ticke zur Entspannung im Kopf und Ergebnissen in der Hand.
Als Unternehmer kennen wir es alle: Der Tag hat 24 Stunden, aber deine Aufgaben und offenen Entscheidungen könnten locker ein Vielfaches füllen, oder? Keine Panik! Lass uns heute gemeinsam in die Welt einer leichten ToDo-Listen eintauchen - das ultimative Tool, um ...
Am Ende dieses Blogbeitrags wirst du genau wissen, wie du deine Aufgabenliste optimal aufbaust und priorisierst. Zudem gehe ich auf typische Fallstricke beim Arbeiten mit ToDo-Listen ein und werde dir eine ToDo-Liste-Vorlage zur Verfügungstellen.
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Also: Los geht's!
Was ist eine ToDo-Liste?
Stell dir vor, du bist Bauleiter:in und dir fehlt der Bauplan. Da stehst du nun auf deiner Baustelle - umgeben von Material, Werkzeugen und einem Heer von Arbeitern. Du kannst keine klare Anweisungen geben. Ohne deinen Plan bist du handlungsunfähig.
Genau hier kommt die ToDo-Liste ins Spiel. Sie ist dein Bauplan für deine nächsten Ziele - aber eben viel cooler. Wie ein erfahrener Bauleitet gibt dir die Liste klare Anweisungen, was als nächsten an der Reihe ist.
Diese Aufgabenliste ...
- definiert Teilaufgaben,
- priorisiert ,
- stellt sicher, dass nichts Wesentliches vergessen wird
- schafft so Struktur und
- sorgt dafür, dass jeder weiß welchen Beitrag er zum Gesamtergebniss leisten muss.
Mit dieser magischen Liste legst du also den Grundstein für erfolgreiches Unternehmertum, denn sie hilft dir immer an den richtigen 20% in deinem Business zu arbeiten. Doch brauchst du sie wirklich?
Warum brauche ich eine ToDo-Liste?
Als Unternehmer:in stehst du mitten im Geschehen, umgeben von Kunden, Mitarbeitern und Dienstleister. Doch ohne Klare Anweisungen, ohne roten Faden keine klare Panung. Das Resultat: Du bleibst hinter dem möglichen zurück, nutzt euer Potential nicht und gute Ergebnisse bleiben oft auf der Strecke.
In dieser hecktischen Welt voller Meetings, Deadlines und unerwarteten Herausforderungen kann es schwierig sein, die Übersicht zu behalten. Hier kommt nun deine ToDo-Liste ins Spiel - als dein zuverlässiger Bauleiter, der dich sicher durch deinen Alltag mit klaren Anweisungen, den Fokus auf definierten Teilaufgaben und -ergebnissen gerichtet, navigiert.
Richtig eingesetzt ist sie dein strategisches Werkzeug, um immer den Überblick zu behalten. So ermöglicht sie dir,
- die für den Moment wichtigsten Aufaben zu identifizieren,
- klare Prioritäten zu setzten und Entscheidungen zu treffen und
- den Fokus auf die entscheidenen Meilensteine zu lenken.
Ein einzigster Blick reicht, um zu sehen, was heute zu schaffen ist oder eben halt nicht.
Was macht eine gute ToDo-Liste aus?
Du kennst es sicher: Chaos auf dem Papier führt zu Chaos im Kopf. Deine ToDo-Liste ist dein klarer Fahplan für die nächsten Schritte. Klar, einfach und sofort erfassbar. So muss es sein!
Damit dir dies gelingt, solltest du für eine gute Aufgabenliste folgende sieben Punkte berücksichtigen:
Klarheit & Präzision
Eindeutige auf deine Ziele ausgerichtete Formulierungen helden dir, die Aufgaben schnell zu erfassen, umzusetzen und zu wissen, dass du auf dem richtigen Weg bist.
Priorisierung der TOP-ToDos
Eine gute ToDo-Liste unterstützt dich dabei die Spreu vom Weitzen zu trennen. Du kannst doch nicht um alles kümmern! Setze klare Prios, damit du die Aufgaben erledigst auf die es wirklich ankommt. Kennst du dein eines "must have" für den heutigen Tag?
Realitische Umsetzbarkeit
Sei ehrlich zu dir selbst. Eine Überladung deiner ToDo-Liste mit unrealistischen Aufgaben fürt nur zu Frust. Setze realistische Ziele, die du innerhalb eines Zeitslots erreichen wirst. Das schafft nicht nur positives Erfolgserlebnisse, sondern motiviert auch für kommende Aufgaben.
Struktur dank Zeitblöcken
An oberster Stelle deiner ToDo-Liste sollten immer deine Top-Aufgaben stehten. Also das, was aktuell wichtig und dringend ist. Diese solltest du in Zeitblöcken von 30 Min. bis 1,5 Stunden inkl. Puffer planen. Je weiter du deine ToDo-Liste nach unten gehst, desto unkonkreter und größer werden die einzelnen Aufgaben.
Visualisierung
Nutze visuelle Elemente wie Bullet Points, Farben oder Markierungen, um die Wichtigkeit und den Status einzelner Aufgaben oder Kategorien hervorzuheben. Visuelle Reize erleichern nicht nur die Erfassung sondern machen deine Liste ansprechender und motivierender.
Rollierende Planung & Aktualisierung
Dein Unternehmen befindet sich in einem dynamischen Umfeld. Eine gute ToDo-Liste passt sich diesen Veränderungen an. Die rollierende Planung bedeutet, dass du deine Liste regelmäßig überprüfst und anpasst. So kannst du auf neue Entwicklungen reagieren, Prios ändern oder auf unerwartete Herausforderungen reagieren. Ob auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis: Stell sicher, dass du dir Zeit für ein Review einplanst.
Eine gute ToDo-Liste ist somit viel mehr als nur eine einfache Aufgabenliste. Sie ist ein Werkzeug für Effizienz, Fokus und Erfolg im Unternehmertum. Klar, einfach und strukturiert zeigt sie dir den Weg, damit du auf der Ideallinie unterwegs bist.
Wichtig:
Bitte denke immer daran, du bist nicht die Geisel deiner ToDo-Liste. Du kannst jeden Moment entscheiden umzupriorisieren. Wichtig ist, dass du dir der Konsequenzen dieser Veränderung bewusst bist!
Was gehört alles auf eine ToDo-Liste?
Alles, was dein Herz begehrt! Okay, vielleicht nicht alles, aber definitiv deine wichtigsten Aufgaben sollten ihren Platz auf deiner ToDo-Lsite finden. Nur so kann sie dir helfen Prioritäten zu setzten und sicher zu stellen, dass du immer an den richtigen 20% im Business arbeitest. Denn nicht alles ist Dringend, auch wenn es so scheint!
Lass uns also einmal genauer hinschauen, was genau auf eine ToDo-Liste gehört:
Geschäftskritische Aufgaben
Beginne mit den Aufgaben, die den größten Einfluss auf den Erfolg deines Unternehens haben. Das können strategische Entscheidungen, Kundenanfragen oder dringende Projekte sein. Konzentriere dich auf das, was wirklich einen Unterschied macht.
Priorisiere
Identifiziere und sortiere alle Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit. Verwende Methoden wie z. B. Die Eisenhower-Matrix oder die MoSCoW-Methode. Das hilft dir, dich aud die bedeutenden Aufgaben zu konzentrieren. Am Anfang deiner ToDo-Liste befindet sich dabei deine wichtigste und dringeste Aufgabe. Hierzu könen z. B. nachfolgende Punkte zählen:
Zeitkritische Aufgaben
Berücksichtige nur Termie und Fristen. Wenn eine Aufgabe an einem bestimmten Tag oder zu einer bestimmten Uhrzeit erledigt sein muss, sollte sie einen prominenten Platz auf deiner ToDo-Liste erhalten. Dieser ist umso höher, je näher die Deadline rückt.
Kunden- & Teammanagement
Im nächsten Schritt kannst du die Pflege von Kundenbeziehungen und die Bedürfnisse deines Teams in den Fokus nehmen. Aufgaben wie Kundengespräche, Mitarbeitermeetings oder die Delegation von Aufgaben können entscheidend für den reibungslosen Ablauf im Unternehmen sein.
Persönliche Entwicklung
Vergiss nicht, auch an dich selbst zu arbeiten. Plane Zeiten für deine persönliche und berufliche Weiterentwicklung ein. Ob Schulung, Netzwerktreffen, Lesen oder das erlernen neuer Fähigkeiten. Stell sicher, dass du selbst nicht zu kruz kommst!
Unvorhergesehenes
Bei niemanden läuft alles nach Plan. Nach über 20 Jahren im Prozess- und Projektmanagement behaupte ich sogar, dass es wahrscheinlicher ist, dass du deinen ursprünglichen Plan reißt, als dass du diesen einhältst. Plane dir somit unbedingt Zeit für Unvorhergesehenes ein.
Das Unternehmertum ist voller Überraschungen und es ist wichtig, flexibel zu bleiben. Reserviere dir mindestens 25% deiner Zeit für unerwartete Herausforderungen oder spontante Gelegenheiten.
Akkus aufladen
Was keinen Termin hat, findet nicht statt. Das habe ich immer als Dozentin bei der IHK meinen Teilnehmer:innen gesagt. Und genau so ist es!
Wenn die Zeit knapp wird, sind es of die Pausen, die dem Rotstift als erstes zum Opfer fallen. Nicht zuletzt plane dir also bitte Zeiten für dich und deine persönlichen Wohlfühlmomente ein. Ob Pause, Meditation, Sport oder kurze Spaziergänge. Sie geben dir die nötige Energie für einen produktiven Alltag.
Grundätzlich gilt: Deine ToDo-Liste sollte ein ausgewogener Mix aus geschäftlichen, und persönlichen Aufgaben sein. Denn schließlich gibt es dich und deine Zeit nur einmal. Gleichzeitig hilfst du so deinem Gehirn leistungsfähig zu bleiben. Denn wir lieben die Abwechslung. Monotomes Arbeiten an ähnlich gelagerten Aufgaben laugt uns schneller aus, als wenn wir hier auf Abwechslung bei der Gestalltung unserer ToDo-Liste achten.
So behälst du nicht nur den Überblick über deine Pflichten, sondern sicherst dir auch einen ausgewogenen und erfolgreichen Alltag.
Welche Fehler sollte ich bei der Erstellung einer ToDo-Liste vermeiden?
Eine ToDo-Liste kann ein mächtiges Werkzeug sein, um sich zu organisieren und effizent zu arbeiten. Doch wie bei jeder Methode gib tes auch hier Stolpersteine, die du vermeiden solltest.
Überladene Liste
Eine der häufigsten Fehler ist es, die ToDo-Liste mit zu vielen kleinen Aufgaben voll zu stopfen. So ist schnell kein Ende mehr in Sicht und führt dazu, dass die wirklich wichtigen Dinge untergehen. Stell also sicher, dass deine Liste realistisch ist und sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentriert.
Unklare Formulierungen
Eine gute ToDo-Liste ist klar und präzise. Unklare, passive Formulierungen knnen nicht nur zu Missverständnissen führen sondern auch den Workflow und deine Motivation (unterbewusst) beeinträchtigen. Verwende lieber klare, zielorientierte Sprache und vermeide vage Beschreibungen, um sicher zu stellen, dass jeder Punkt (auch nach einiger Zeit) eindeutig verstanden wird.
Fehlende Priorisierung
Das Versäumnis Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichigkeit zu sotieren, ist ein Fehler den ich auch sehr häufig in der Praxis meiner Kunden sehe. Hier wird gerne nach Deadline oder was am lautesten "ruft und meckert" priorisiert. Ohne den richtigen Fokus wirst du deine Ziele nie errreichen.
Unrealistische Ziele
Wenn du so wie ich tickst, bist du im Kopf schon 3.000 Schritte weiter als in der Realität. Das setzen von unrealistischen Zielen führt zwangsläufig zu Frustation. Sei hier ehrlich zu dir selbst und plane realistische Zeiträume für die Erledigung deiner Aufgaben ein. Dies schafft ein positives Gefühl des Fortschritts und verhindert Überlastung. Starte z. B. damit pro Tag deine TOP-3-Prioritäten zu definieren und deine eine "must have"-Aufgabe, ohne deren Erledigung den Tag nicht beenden wirst.
Perfektionismus
Starte dort, wo du bist, mit dem was du hast. Ob auf Papier oder in digitaler Form. Eine ToDo-Liste ist keine Raketenwissenschaft und Perfektionismuss wurd dafzu führen, dass du dich in Details verlierst, statt dein Business zu rocken. Akzeptiere, dass nicht alles perfekt sein kann und konzentriere dich auf den Fortschritt des Wesentlichen. Auch wenn es schwer fällt.
Wie schreibe ich eine gute ToDo-Liste?
Schreib einfach drauf los! Ob auf Papier oder mit einem digitalen Tool: Die Kunst liegt im Fluss, nicht im Perfektionismus.
Solltest du doch eine Anregung wünschen, dann können dir diese vier Schritte helfen:
Beginne mit den Top-Prioritäten & realisitischen Zeiträumen
- Identifiziere die wichtigsten Aufgaben.
- Breche diese in 30 Min. bis 1,5 Stunden-Blöcke herunter (inkl.Puffer von mind. 25%).
- Trage dir eine Deadline ein, bis zu der du diese Aufgabe erledigt hast.
- Sei ehrlich zu dir selbst, um Überlastung zu vermeiden.
Klare und präzise Formulierungen
- Verwende eindeutige und zielorientierte Sprache
- Formuliere Aufgaben aktiv und so, alsob du sie bereits erreicht hast.
- Achte darauf, dass du auch nach einiger Zeit noch weißt, was mit der Berscheibung der Aufgabe gemeint ist.
- Nutze z. B. die Formel: Als [Nutzer des Ergebnisses] möchte ich [Ziel der Aufgabe], um [Nutzen der Aufgabe].
Dringlichkeit und WIchtigkeit
- Priorisiere deine Aufgaben
- Nutze z. B. die MoCoW-methode oder die Eisenhower-Matrix, um sie zu sortieren.
Regelmäßige Aktualisierung
- Passe deine Liste flexibel an neue Gegebenheiten an.
- Steiche erledigte Aufgaben durch.
- Ergänze neue Aufgaben / nehme Anpassungen vor.
- Feiere kleine Erfolge und Fortschritte.
- Führe regelmäßige Reviews durch und streiche nicht mehr benötigte Aufgaben.
Die Erstellung einer ToDo-Liste soll kein komplizierter Prozess sein. Schreib einfach drauf los, halte die Liste flexibel und fokussiere dich auf die Aufgaben, die wirklich einen Unterschied machen. Der Weg zu Effizienz liegt im Fluss, nicht im starren Festhalten an Perfektion.
Und voilá, das wars schon! Deine ToDo-Liste wird jetzt dein trauer Begleiter auf dem Weg zu mehr Gelassenheit und Erfolg. Stay organizes, stay fabulous!
Wo finde ich eine gute Vorlage für meine ToDo-Liste?
Okay, okay ... du möchtest nicht ganz von vorne Anfangen und auf eine Vorlage zurückgreifen. Kann ich verstehen.
Zum Glück gibt es ja zahlreiche Ressourcen, um dir den Einstige zu erleichtern. Unter anderem habe ich eine maßgeschneiderte Vorlage in Form eines Tagesplaners für dich erstellt, den du ganz einfach herunterladen kannst.
Egal, ob du die Liste digital am Rechner mit Leben füllen möchtest oder lieber die gedruckte Version bevorzugst ... diese ToDo-Listen-Vorlage ist darauf ausgerichtet dir bei der Organisation deiner täglichen Aufgaben zu helfen und gleichzeitig den Fokus zu halten. Nutzte sie, um produktiver zu werden und deine Ziele effizienter zu erreichen!
