Rollen und Verantwortlichkeiten im Team klären

Rollen und Verantwortlichkeiten im Team klären: Warum Unklarheit mehr kostet, als die meisten ahnen

Es gibt eine Art von Reibung in Teams, die sich schwer benennen lässt. Keine offenen Konflikte. Keine großen Eskalationen. Aber ständig das Gefühl, dass irgendetwas nicht rund läuft.

Aufgaben, die doppelt erledigt werden. Entscheidungen, die niemand trifft, weil alle davon ausgehen, dass jemand anderes zuständig ist. Erwartungen, die nie ausgesprochen wurden und trotzdem enttäuscht werden. Und Meetings, in denen dieselben Fragen immer wieder auftauchen, ohne dass sie wirklich beantwortet werden.

Was ich in meiner Arbeit mit Teams immer wieder beobachte: Hinter dieser Art von Reibung steckt fast immer dasselbe Thema. Unklare Rollen und Verantwortlichkeiten. Nicht weil die Menschen im Team nicht wollen. Sondern weil nie wirklich geklärt wurde, wer was entscheidet, wer wofür zuständig ist und was die anderen davon erwarten.

Was Rollenklarheit im Team wirklich bedeutet

Rollenklarheit bedeutet für mich nicht, dass jede Aufgabe bis ins kleinste Detail geregelt ist. Das wäre nicht Klarheit, sondern Bürokratie.

Rollenklarheit bedeutet, dass alle im Team wissen, wer in welchen Situationen Verantwortung trägt. Wer Entscheidungen trifft. Wer eingebunden werden muss. Und wer informiert werden sollte.

Es geht also nicht nur um Stellenbeschreibungen oder Organigramme. Es geht um das gelebte Verständnis davon, wie Verantwortung im Team verteilt ist. Und das ist etwas, das selten von selbst entsteht.

Denn Rollen in Teams sind nicht statisch. Sie verändern sich, wenn neue Menschen dazukommen, wenn Projekte sich verschieben, wenn Prioritäten sich ändern oder wenn ein Team wächst. Was vor einem Jahr noch klar war, kann heute bereits wieder unklar sein. Ohne dass jemand das bewusst bemerkt hat.

Rollenklarheit ist deshalb kein einmaliges Projekt. Sie ist eine Aufgabe, die Teams regelmäßig und aktiv angehen müssen.

Warum unklare Rollen so viel Energie kosten

Das ist einer der Punkte, der mir in Gesprächen mit Führungskräften und Teams besonders häufig begegnet: Die eigentliche Arbeit läuft, aber daneben läuft ständig eine zweite, unsichtbare Arbeit. Die Arbeit des Klärens, Abstimmens, Nachfragens und Absicherns.

Wer ist eigentlich zuständig? Muss ich das entscheiden oder jemand anderes? Warum hat das niemand kommuniziert? Haben wir das nicht schon besprochen?

Diese Fragen kosten Energie. Jeden Tag. In jedem Meeting. In jeder E-Mail, die zur Absicherung in Kopie geht (und von den Empfängern gelesen, verarbeitet und wegsortiert wird). Sowie in jeder Situation, in der jemand wartet, weil unklar ist, wer den nächsten Schritt macht.

Was dabei oft unterschätzt wird: Unklare Rollen erzeugen nicht nur Ineffizienz. Sie erzeugen auch Frustration. Denn Menschen, die nicht wissen, wofür sie wirklich verantwortlich sind, können keine Verantwortung übernehmen. Und Menschen, die ständig in fremde Zuständigkeiten hineinarbeiten, ohne das zu wollen, erzeugen Reibung, die sich niemand erklärt.

Aus meiner Erfahrung heraus ist Rollenunklarheit einer der häufigsten, aber am wenigsten direkt adressierten Gründe dafür, dass Teams unter ihren Möglichkeiten arbeiten. Nicht weil die Menschen nicht gut genug sind. Sondern weil der Rahmen fehlt, in dem sie wirklich gut arbeiten können.

Wann es Zeit ist, Rollen und Verantwortlichkeiten aktiv zu klären

Es gibt Situationen, in denen Rollenklärung dringend notwendig ist. Und es gibt Situationen, in denen sie vorausschauend sinnvoll ist, bevor die Reibung zu groß wird.

Dringend notwendig ist Rollenklärung, wenn:

• dieselben Themen immer wieder in Meetings auftauchen, ohne dass sie gelöst werden
• Aufgaben doppelt erledigt oder gar nicht erledigt werden
• Entscheidungen immer wieder aufgeschoben werden, weil unklar ist, wer sie treffen darf
• Frustration und Unzufriedenheit im Team zunehmen, ohne dass jemand genau sagen kann, warum
• neue Teammitglieder nicht wissen, an wen sie sich in welchen Situationen wenden sollen
• Konflikte entstehen, die eigentlich Zuständigkeitsfragen sind

Vorausschauend sinnvoll ist Rollenklärung, wenn:

• ein Team neu zusammengesetzt wird oder neue Mitglieder bekommt
• eine neue Führungskraft übernimmt
• ein Projekt startet, das bereichsübergreifend arbeitet
• ein Unternehmen wächst und bisherige informelle Strukturen nicht mehr ausreichen
• ein Change-Prozess läuft und Verantwortlichkeiten neu verteilt werden

In beiden Fällen gilt: Je früher, desto besser. Denn Rollenunklarheit, die sich einmal festgesetzt hat, ist schwerer aufzulösen als Rollenunklarheit, die von Anfang an adressiert wird.

Was eine wirksame Rollenklärung leisten muss

Eine wirksame Rollenklärung ist kein Verwaltungsakt. Sie ist kein Prozess, bei dem HR eine Tabelle erstellt und alle sie unterschreiben. Das mag für formale Zuständigkeiten funktionieren. Aber für das gelebte Verständnis von Verantwortung im Team reicht es nicht.

Was eine wirksame Rollenklärung leisten muss, ist klarer als es oft scheint.

Sie muss alle einbeziehen. Rollen entstehen nicht im Vakuum. Sie entstehen im Zusammenspiel von Menschen. Deshalb kann Rollenklarheit nicht von oben verordnet werden. Sie muss gemeinsam erarbeitet werden, von den Menschen, die täglich miteinander arbeiten.

Sie muss Erwartungen sichtbar machen. Was erwartet die Führungskraft von der Rolle? Was erwartet das Team? Was erwartet die Person selbst? Diese drei Perspektiven sind selten deckungsgleich. Und genau diese Unterschiede sind es, die im Alltag zu Reibung führen.

Sie muss konkret sein. Allgemeine Aussagen wie "du bist für Kommunikation zuständig" helfen wenig. Was bedeutet das konkret? In welchen Situationen? Mit wem? Und was bedeutet es, wenn etwas schiefläuft?

Sie muss in den Alltag übertragen werden. Eine Rollenklärung, die im Workshop stattfindet und danach in der Schublade landet, verändert nichts. Was besprochen wird, muss im Alltag spürbar werden. In Entscheidungen, in Meetings, in der Art, wie das Team miteinander kommuniziert.

Wie LEGO® SERIOUS PLAY® Rollen und Erwartungen sichtbar macht

Genau hier erlebe ich immer wieder, was LEGO® SERIOUS PLAY® in der Rollenklärung möglich macht, was klassische Formate so nicht leisten.

In einem klassischen Rollenklärungsgespräch sprechen Menschen über ihre Rolle. Das klingt gut. Aber Sprechen über etwas ist nicht dasselbe wie Sehen, was wirklich gemeint ist.

Wenn Teammitglieder ihre Rolle als Modell bauen, entsteht etwas anderes. Plötzlich ist sichtbar, wie jemand seine eigene Rolle versteht. Welche Verbindungen er zu anderen Rollen sieht. Wo er sich klar verortet. Und wo er sich unsicher ist.

Und wenn alle Modelle auf dem Tisch liegen, entsteht ein Bild des gesamten Teams. Wer sich wo sieht. Wo Überschneidungen sind. Wo Lücken. Und wo Erwartungen auseinandergehen.

Das ist kein spielerischer Umweg. Das ist der direkteste Weg zu einem gemeinsamen Verständnis davon, wie Verantwortung im Team wirklich verteilt ist. Und auf dieser Grundlage lassen sich Vereinbarungen treffen, die nicht von oben verordnet wurden, sondern gemeinsam erarbeitet wurden. Das macht einen entscheidenden Unterschied dafür, ob sie im Alltag auch wirklich gelebt werden.

Praxisbeispiel: Wenn alle denken, der andere ist zuständig

Da ist ein Projektteam, das seit Monaten mit demselben Problem kämpfte. Immer wieder gab es Situationen, in denen Entscheidungen nicht getroffen wurden. Nicht weil niemand entscheiden wollte. Sondern weil alle davon ausgingen, dass jemand anderes zuständig war.

Das Ergebnis: Verzögerungen, Frustration und die wachsende Erkenntnis, dass das Team nicht wirklich vorankam.

Im Workshop mit LEGO® SERIOUS PLAY® baute jede Person zunächst ein Modell ihrer eigenen Rolle im Projekt. Wofür bin ich verantwortlich? Wo treffe ich Entscheidungen? Wo brauche ich andere?

Was dabei sichtbar wurde, überraschte alle. Es gab Personen die hatten dieselbe Schnittstellenrolle gebaut. Alle dachten, sie seien für die Koordination zwischen zwei Bereichen zuständig. Und alle warteten gleichzeitig darauf, dass die anderen die Initiative ergreifen.

Gleichzeitig gab es einen Bereich, für den sich niemand wirklich verantwortlich fühlte. Alle wussten, dass er wichtig war. Aber in keinem Modell tauchte er als klare Zuständigkeit auf.

Diese beiden Erkenntnisse, zu viel Verantwortung an einer Stelle und zu wenig an einer anderen, wären in einem klassischen Gespräch vermutlich nicht so klar sichtbar geworden. Durch die Modelle lagen sie buchstäblich auf dem Tisch.

Das Team entwickelte anschließend gemeinsam klare Vereinbarungen: Wer koordiniert was? Wie fließen wann in welchem Tool die Infos? Wer entscheidet in welchen Situationen? Und wer wird wann mit einbezogen?

Keine große Reorganisation. Keine neuen Stellenbeschreibungen. Sondern ein gemeinsames Verständnis, das im Alltag sofort wirksam wurde. Vier Wochen später berichtete die Projektleiterin, dass Entscheidungen deutlich schneller getroffen wurden und das Gefühl des Wartens merklich nachgelassen hatte.

Das ist für mich echter Ergebnis-Transfer.

Welche Ergebnisse eine strukturierte Rollenklärung schaffen kann

Eine strukturierte Rollenklärung mit LEGO® SERIOUS PLAY® kann je nach Ausgangslage sehr unterschiedliche Ergebnisse haben. Was ich in der Praxis immer wieder beobachte:

• Zuständigkeiten werden klarer, ohne dass jemand das Gesicht verliert
• Erwartungen werden ausgesprochen, bevor sie zu Enttäuschungen werden
• Überschneidungen und Lücken in der Verantwortung werden sichtbar und können gezielt adressiert werden
• Entscheidungen werden schneller getroffen, weil klar ist, wer sie treffen darf
• Reibung nimmt ab, weil Menschen wissen, woran sie sind
• das Team entwickelt ein gemeinsames Verständnis davon, wie Verantwortung gelebt werden soll
• Vertrauen wächst, weil Verlässlichkeit entsteht

Rollenklarheit ist keine einmalige Aufgabe. Aber ein guter Workshop schafft den Rahmen, in dem sie gemeinsam erarbeitet und regelmäßig überprüft werden kann.

Häufige Fragen / FAQs zur Rollenklarheit und Verantwortlichkeiten

Dein Team verliert Energie durch unklare Zuständigkeiten?

Dann lass uns gemeinsam schauen, welches Format für euch sinnvoll ist. Ich begleite Teams dabei, Rollen und Erwartungen sichtbar zu machen, gemeinsame Vereinbarungen zu entwickeln und einen Rahmen zu schaffen, in dem Verantwortung wirklich gelebt werden kann.

Mit LEGO® SERIOUS PLAY® entsteht ein individuelles Workshopformat, das Rollenklarheit nicht verordnet, sondern gemeinsam erarbeitet.