Was Projekte wirklich zum Scheitern bringt und wie Teams Erwartungen sichtbar machen, bevor es zu spät ist

Irgendwann in der Mitte eines Projekts kommt dieser Moment. Jemand sagt: „Ich dachte, das wäre deine Aufgabe." Jemand anderes sagt: „Das war nie so abgesprochen." Und eine dritte Person fragt sich, warum das Ziel, auf das sie hingearbeitet hat, plötzlich nicht mehr das richtige zu sein scheint.

Kein böser Wille. Keine schlechte Planung auf dem Papier.

Aber unausgesprochene Erwartungen, die sich über Wochen aufgestaut haben und jetzt, sichtbar werden, sind meiner Erfahrung nacht keine Seltenheit. Und sie kommen meist zu einem Zeitpunkt, an dem Korrekturen teuer sind.

Ein Projektklärung-Workshop löst genau dieses Problem. Idealerweise moch bevor es los geht.

Warum Projekte scheitern, obwohl alle dasselbe Ziel kennen

Aus meiner Arbeit im Projektmanagement, in der Begleitung von Teams und auch aus meiner Dozententätigkeit für angehende Projektleiter kenne ich dieses Muster sehr gut: Auf dem Papier ist das Ziel klar. Im Gespräch nicken alle. Und trotzdem starten Menschen mit unterschiedlichen inneren Bildern in dasselbe Projekt.

Projektklärung bedeutet deshalb nicht nur, ein Ziel zu formulieren.

Sie bedeutet vor allem, gemeinsam zu klären, was dieses Ziel leisten soll, welche Erwartungen damit verbunden sind, welche Rollen die Beteiligten einnehmen und woran später erkennbar wird, dass das Projekt wirklich erfolgreich war.

In der Praxis fehlt genau das erstaunlich oft. Nicht, weil niemand kommuniziert hätte. Sondern weil Kommunikation und gemeinsames Verständnis zwei verschiedene Dinge sind.

Ein Kickoff-Meeting kann alle informieren und trotzdem dazu führen, dass jede Person mit einem anderen Bild im Kopf den Raum verlässt.

Was dann folgt, ist kein Scheitern am Konzept. Es ist ein Scheitern an der Lücke zwischen dem, was gesagt wurde, und dem, was jede Person darunter verstanden hat.

Was in Projekten wirklich unklar bleibt

Die meisten Projektteams klären zu Beginn: Was ist das Ziel? Was ist der Zeitplan? Wer ist dabei?

Was selten explizit geklärt wird:

• Was bedeutet Erfolg für jede einzelne Person im Team? Nicht nur auf dem Papier.
• Wer entscheidet, wenn es Konflikte gibt? Und nach welchen Kriterien?
• Welche Erwartungen haben die Beteiligten aneinander? Jenseits der formalen Rollen?
• Wo liegen die Abhängigkeiten, die noch niemand ausgesprochen hat?

Diese Fragen klingen selbstverständlich. Aber sie werden in den wenigsten Projektkickoffs wirklich beantwortet. Nicht weil sie vergessen werden, sondern weil das Format dafür fehlt.

Dabei wird oft unterschätzt, dass Rollenklarheit und Erwartungsmanagement keine einmaligen Aufgaben sind. Sie entstehen nicht durch ein Organigramm oder eine RACI-Matrix. Sie entstehen durch Gespräche, die tief genug gehen.

Wie LEGO® SERIOUS PLAY® Projektklärung möglich macht

LEGO® SERIOUS PLAY® ist eine moderierte Methode, mit der Teams in Projekten Erwartungen, Rollen und Ziele sichtbar machen. Noch weit bevor Missverständnisse entstehen können.

Im Projektklärungsworkshop bedeutet das konkret: Jede Person baut ein Modell ihrer Vorstellung vom Projekt.

• Was soll es leisten?/ Wie trägt sie zur Zielerreichung bei?
• Was ist ihre Rolle darin?
• Was brauchen sie von den anderen?

Die Modelle machen sichtbar, was in einem klassischen Kickoff unsichtbar bleibt.

Zwei Personen bauen dasselbe Projektziel. Du kannst dich darauf verlassen, mit grundlegend verschiedenen Vorstellungen davon, was Priorität hat. Eine dritte Person baut ihre Rolle so, wie sie sie versteht. Und innerhalb weniger Minuten merken alle dabei, dass Person 3 eine Verantwortung trägt, die niemand sonst so gesehen hat.

Das ist kein Konflikt. Das ist eine sehr wervolle Info. Und diese Information ist zu Beginn eines Projekts noch relevanter. Denn in der Mitte ausgesprchen, kann sie doch sehr teuer zu stehen kommen. Am Ende sind solche unausgesprochenen Aspekte oft der Grund, warum das Projekt nicht das geliefert hat, was alle erwartet hatten und weit hinter seinem Potential geblieben ist.

Genau deshalb lohnt es sich, Projektklärung nicht als einmaliges Kickoff-Meeting zu verstehen, sondern als wiedergehrender strukturierten Prozess, der Alignment wirklich herstellt.

Was eine Projektklärungsworkshop mit LEGO® SERIOUS PLAY® in der Praxis bedeutet

Eine Projektleiterin, die ein bereichsübergreifendes Team führt. Acht Personen, drei Abteilungen, ein gemeinsames Projektziel ... zumindest auf dem Papier.

Im LEGO® SERIOUS PLAY® Workshop zu Projektbeginn bauten alle Beteiligten zunächst ihre Vorstellung vom Projekterfolg. Was dabei sichtbar wurde: Zwei Abteilungen hatten grundlegend verschiedene Vorstellungen davon, welches Ergebnis am Ende zählt. Zwei Modelle, die in unterschiedliche Richtungen zeigten. Deutlich sichtbar und damit besprech- und lösbar.

Dieser Moment hätte in keinem kassischen Kickoff-Meeting stattgefunden. Nicht weil niemand gefragt hätte. Sondern weil die Frage in diesem Format keine Antwort erzeugt hätte, die so klar und greifbar gewesen wäre.

Das Ergebnis: Das Team arbeitete auf Basis dieser Erkenntnis, noch bevor die eigentliche Arbeit begann, ein gemeinsames Bild des Projekterfolgs aus. 

Drei Monate später: kein Richtungsstreit. Keine Überraschungen in der Abschlussphase. Und ein Team, das wusste, warum es in dieselbe Richtung geht.

Häufige Fragen / FAQs: Projektklärung

Wenn du ein Projekt startest, oder eines, das gerade ins Stocken geraten ist, wieder auf Kurs bringen willst, lohnt es sich, einen Schritt zurückzutreten.

Nicht um mehr zu planen. Sondern um sicherzustellen, dass alle wirklich dasselbe Bild haben und das gleiche Ziel erreichen wollen.

Ich begleite Teams bei der strukturierten Projektklärung mit praxisorientieren Formaten, die Erwartungen sichtbar machen und Alignment wirklich herstellen.

Wenn du neugierig bist, was das für euer Projekt bedeuten könnte: Schreib mir. Wir schauen gemeinsam, was der sinnvollste nächste Schritt ist.